Allereerst is veilig rijden een van de gemakkelijkste manieren om verschillende ongevallen en eventuele extra investeringen in uw auto te voorkomen:
Hier volgen enkele tips die uw medewerkers helpen om efficiënter met brandstof om te gaan:
Als werknemer moet u een kilometerlogboek, gasbonnen en documentatie van alle andere toegestane onkostennota's met betrekking tot uw auto overleggen. Het moet gedetailleerd zijn, anders kan uw rapport worden afgewezen omdat het als frauduleus kan worden beschouwd. Dat kan in strijd zijn met het beleid van werkgevers, net als bij de IRS.
Ons advies is om een app voor het bijhouden van kilometers in te stellen die automatisch uw rijgedrag bijhoudt.
Wat kunt u als werkgever doen?
Geef uw werknemers een vergoeding voor een platte auto, die $ 500 per maand kan zijn. Die kosten kunnen gas, banden en wat algemeen auto-onderhoud dekken.
FAVR-programma's. Werkgevers vergoeden werknemers volgens een vast en variabel tarief (FAVR) vergoedingsprogramma, waarbij werknemers vaste kosten worden vergoed. Dat kunnen belastingen, verzekeringen en registratierechten zijn), evenals andere voertuigkosten zoals brandstof en onderhoud. De vergoedingen zijn belastingvrij voor werknemers als aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan.
Kilometervergoedingen worden als belastingvrij beschouwd zolang ze gedocumenteerd zijn en uw werkelijke kosten niet overschrijden. Als werkgever kunt u autodiensten zoals onderhoud niet rechtstreeks betalen zonder belasting af te dragen. Kosten zoals tolgelden, die direct verband houden met de kosten van zakelijk vervoer, kunnen worden vergoed zonder belasting. Zorg ervoor dat je alle bonnetjes hebt, en je bent in orde.
Als een werkgever de autokosten niet vergoedt, heeft u een optie om salarisverlaging aan te bieden in ruil voor vergoeding, aangezien de vergoeding wordt beschermd tegen belasting als de kosten op de juiste manier worden gedocumenteerd. Als alternatief kunt u onderhandelen over een hoger salaris om rekening te houden met de extra belastingdruk onder de nieuwe belastingwet.
Volgens de IRS worden, ondanks de opschorting van diverse gespecificeerde inhoudingen, aftrekposten voor uitgaven die aftrekbaar zijn bij het bepalen van het gecorrigeerde bruto-inkomen niet opgeschort. Zo hebben leden van een reservecomponent van de strijdkrachten van de Verenigde Staten (strijdkrachten), staats- of lokale overheidsfunctionarissen betaald op basis van een vergoeding, en hebben bepaalde uitvoerende artiesten het recht om niet-vergoede reiskosten van werknemers af te trekken als een aanpassing aan het totale inkomen op regel 24 van Schema 1 van Formulier 1040 – 3 – (2018), niet als een gespecificeerde aftrek op Schema A van Formulier 1040 (2018), en kan daarom het zakelijke standaard kilometertarief blijven gebruiken.
