Het doel van kilometervergoeding is het dekken van de kosten die een werknemer maakt bij het gebruik van zijn persoonlijke auto voor zakelijke doeleinden, zoals brandstof, onderhoud en afschrijving. Het moedigt werknemers ook aan om hun persoonlijke voertuigen te gebruiken voor zakenreizen en helpt de bedrijfskosten te verlagen die verband houden met het ter beschikking stellen van voertuigen die eigendom zijn van het bedrijf.
Zo werkt de kilometervergoeding voor een voertuig dat eigendom is van het bedrijf:
1. Gebruik door medewerkers: Een medewerker gebruikt zijn privéauto voor zakelijke reizen, zoals het bezoeken van klanten of het bijwonen van conferenties.
2. Onkostenrapportage: De medewerker houdt een registratie bij van de zakelijk gereden kilometers en rapporteert dit aan het bedrijf. Dit kan inhouden dat u een kilometervergoedingsformulier moet indienen of een mobiele app moet gebruiken om de kilometerstand bij te houden.
3. Terugbetalingspercentage: Het bedrijf stelt een kilometervergoeding vast, dit kan het standaard kilometertarief van de IRS zijn of een aangepast tarief dat door de organisatie wordt bepaald.
4. Berekening van de terugbetaling: Het bedrijf vermenigvuldigt de gerapporteerde mijlen met het vergoedingspercentage om het totale vergoedingsbedrag te bepalen.
5. Betaling aan werknemer: Het bedrijf vergoedt de werknemer het berekende bedrag via zijn reguliere loonstrookje of via een afzonderlijk terugbetalingsproces.
Op deze manier wordt de werknemer gecompenseerd voor de kosten die hij maakt tijdens het gebruik van zijn persoonlijke auto voor zakelijke doeleinden, zonder dat het bedrijf een eigen auto ter beschikking hoeft te stellen en te onderhouden.
