Sommigen van ons bezitten of werken voor kleine bedrijven en het kan niet anders dan dat we meer moeten doen dan alleen op het werk verschijnen. Mogelijk wordt u gevraagd om boodschappen te doen, naar vergaderingen of andere activiteiten buiten de locatie te gaan. Doorgaans is voor het gebruik van persoonlijke voertuigen voor het werk niet veel meer nodig dan gas. Dit zou goed moeten zijn als je het maar af en toe hoeft te doen. Maar bij het regelmatig gebruiken van persoonlijke voertuigen voor het werk voor zakelijke boodschappen, klantbijeenkomsten of ander woon-werkverkeer tussen bedrijfslocaties, moet u met meer zaken rekening houden.
Als u uw voertuig voor andere doeleinden gebruikt dan reizen van en naar het werk, moet u op de hoogte zijn van eventuele verzekeringsvereisten om problemen te voorkomen. Afhankelijk van het soort gebruik en de hoeveelheid gereden kilometers kan een commerciële verzekering nodig zijn. Uw persoonlijke autoverzekering, met een uitzondering, kan voldoende zijn om licht zakelijk gebruik van uw persoonlijke auto te dekken; maar u mag er nooit vanuit gaan dat u beschermd bent zonder eerst contact op te nemen met uw verzekeringsmaatschappij. Als je wordt aangehouden door de politie, zal dit je helpen te ontsnappen aan de hoofdpijn van geweigerde claims en enorme citaten voor onvoldoende verzekeringsdekking.
Elk bedrijf dat werknemers toestaat of dwingt om hun persoonlijke voertuig voor zakelijke doeleinden te gebruiken, moet ofwel gehuurde en niet-eigendomsdekking afzonderlijk verkrijgen of toevoegen aan een bestaande autopolis. Niet-eigendomsdekking beschermt voertuigen die eigendom zijn van werknemers maar namens het bedrijf worden geëxploiteerd, terwijl gehuurde dekking voertuigen beschermt die geen eigendom zijn van het bedrijf of de bestuurder. Deze verzekering vormt een aanvulling op de persoonlijke autopolis van de bestuurder, die normaal gesproken als eerste wordt geactiveerd in geval van een ongeval. Deze verzekeringen verzekeren vaak alleen het bedrijf, niet de auto of de bestuurder, tegen lage jaarlijkse premies.
Een aansprakelijkheidsverzekering voor niet-eigendoms- en gehuurde voertuigen dekt persoonlijk letsel en materiële schade veroorzaakt door een voertuig dat u huurt (inclusief gehuurde of geleende voertuigen) of door niet-eigendomsvoertuigen (voertuigen die eigendom zijn van anderen, inclusief voertuigen die eigendom zijn van werknemers). Deze dekking wordt normaal gesproken toegevoegd aan een bedrijfswagenpolis, maar als bedrijven er geen hebben, kan deze worden toegevoegd aan uw algemene aansprakelijkheidspolis. Het beschermt een bedrijf als het wettelijk aansprakelijk wordt geacht als gevolg van een auto-ongeluk veroorzaakt door bedrijfseigenaren of een werknemer terwijl het bedrijf zaken doet in een gehuurd of niet-eigendom voertuig.
De hoeveelheid rijden die nodig is voor zakelijke doeleinden moet zorgvuldig worden overwogen. U verhoogt de slijtage van uw voertuig en verbruikt meer brandstof terwijl u reist. Dit kan meer onderhoud vergen, zoals onder andere het vervangen van banden, olie verversen en tune-ups. De meeste bedrijven betalen u niet voor slijtage aan uw voertuig die optreedt terwijl deze voor zakelijk gebruik wordt gebruikt. Voordat u besluit uw eigen voertuig voor professionele doeleinden te gebruiken, moet u contact opnemen met uw werkgever om te bepalen of deze zowel kilometervergoeding als slijtage vergoedt.
Als een werknemer verplicht is om zijn eigen voertuig te gebruiken voor werkgerelateerde activiteiten, is de werkgever verplicht hem te vergoeden voor voertuigkosten onder de California Labour Code 2802. Woon-werkverkeer is niet inbegrepen.
Een werkgever kan op drie manieren autokosten aan een werknemer betalen. Volgens de standaard kilometertarieven van de IRS moet de werkgever de werknemer compenseren met een tarief van $ 0,54 per gereden mijl bij gebruik van de kilometervergoedingsmethode. Elke gereden kilometer door de werknemer moet worden geregistreerd en gerapporteerd aan zijn bedrijf. Brandstof, onderhoud, verzekering, licentie en registratie, evenals alle andere kosten die verband houden met het gebruik van het voertuig, vallen onder deze vergoeding. De huidige richtlijn voor kilometervergoeding varieert van 50,5 cent tot 58,5 cent per mijl.
De tweede methode, de Actual Expense-methode, is een benadering voor het volgen van de exacte kosten van het gebruik van persoonlijke voertuigen voor werkgerelateerde doeleinden. Hoewel deze methode vrij exact is, wordt deze minder algemeen gebruikt vanwege de moeilijkheid en de tijd die ermee gemoeid is om deze te berekenen.
De Lump Sum-methode is een eenmalige betalingsmethode waarbij een werkgever een forfaitair bedrag aan een werknemer betaalt voor autokosten en de werknemer niet verplicht om gereden kilometers voor werkgerelateerde doeleinden te documenteren. Volgens de California Labour Code 2802 moet het forfaitaire bedrag de werkelijke uitgaven dekken bij het gebruik van persoonlijke voertuigen voor het werk. U kunt eenvoudig uw eigen onderzoek doen voor uw lokale arbeidswet.
Wanneer het belastingseizoen komt, zullen de meeste mensen die persoonlijke voertuigen gebruiken voor het werk ervoor kiezen om hun kilometers af te trekken in plaats van gespecificeerde uitgaven. Als dit uw eerste jaar met het voertuig is, wilt u misschien aantekeningen maken en bonnen bewaren ter ondersteuning van een van de drie methoden en vervolgens aan het eind van het jaar beslissen wat de beste optie is.
U wordt aansprakelijk gesteld als u uw eigen voertuig gebruikt voor het vervoeren van bedrijfsgoederen. In sommige situaties kan het een goed idee zijn om uw artikelen te verzekeren terwijl ze onderweg zijn. Zelfs als uw bedrijf geen verzekering voor u nodig heeft om de producten te vervoeren, kan het in uw belang zijn om uzelf tegen schade of verlies te beschermen. Er kan van alles gebeuren tijdens het rijden en u wilt misschien voorkomen dat u beschadigde of verloren eigendommen moet vervangen of repareren.
Om te bepalen of het de moeite waard is om persoonlijke voertuigen voor het werk te gebruiken, bespreken we de verschillende voor- en nadelen die dit met zich meebrengt:
Als u overweegt uw auto voor uw werk te gebruiken, zijn er enkele voordelen die u moet overwegen.
Belastingvoordelen
Niet alle factoren zijn ongunstig. Belastingaftrek is een voordeel van zakelijk rijden met uw persoonlijke auto. U kunt alleen belastingaftrek aanvragen voor het aantal mijlen dat u voor zakelijke doeleinden heeft afgelegd. Zelfs als u ver van uw werk woont, kunt u geen autokosten declareren voor het rijden tussen huis en werk of omgekeerd. Als uw bedrijf u dezelfde kosten vergoedt, kunt u deze niet declareren in uw belastingaangifte. Claim het alleen als je het uit eigen zak hebt betaald.
Werkgerelateerde voertuigaftrek is een veel voorkomende vorm van aftrek die niet moeilijk is om op de juiste manier te claimen. Als u de hele dag of nacht voor zaken reist, naar werkgerelateerde conferenties of vergaderingen rijdt die niet op uw normale werkplek plaatsvinden, of tussen twee werkplekken reist als u niet thuis bent, kunt u autokosten declareren.
Hetzelfde geldt als u van huis naar een werkplek rijdt die niet uw gebruikelijke werkplek is, dan weer naar huis, of als u van huis naar een werkplek rijdt die niet uw gebruikelijke werkplek is, en dan weer terug naar uw gebruikelijke werkplek. werkplek of direct thuis. U kunt ook autokosten declareren als u elke dag op meerdere locaties werkt en tussen deze locaties moet rijden voordat u naar huis gaat, of als u omvangrijke of zware voorwerpen of apparatuur van en naar het werk moet vervoeren en deze niet op het werk kunt opslaan.
Op jaarbasis publiceert de IRS het standaard kilometertarief. Het bedrag dat u in 2021 kunt aftrekken is 56 cent per mijl, een stijging van 57,5 cent per mijl in 2020. Als u bijvoorbeeld 4.500 mijl heeft gereden in 2020, is uw aftrek $ 2.587,50.
U kunt geen werkelijke voertuigkosten aftrekken, zoals onderhoud, reparaties, gas, olieverversingen, verzekeringen, leasebetalingen en afschrijvingen als u de conventionele kilometerstandmethode gebruikt. Deze kosten zijn al verantwoord in het kilometertarief van de IRS. Alleen kosten die niet zijn inbegrepen in het normale kilometertarief, zoals rente op de lening van uw voertuig (pro rata tussen zakelijk en persoonlijk gebruik), parkeergelden en tolgelden voor zakelijke reizen, zijn aftrekbaar.
Een andere manier, zoals vermeld, is om de Werkelijke Uitgaven-methode te gebruiken. Dit is gebaseerd op de werkelijk gemaakte autokosten. Gas, olieverversing, banden, autowasstraten, verzekeringen, registratierechten, leasebetalingen en afschrijvingen zijn allemaal inbegrepen in dit cijfer.
Reis comfortabel
Voor sommige mensen kan het moeilijk zijn om een nieuwe auto te leren besturen, en het kan stressvol zijn om in een auto te rijden die niet van hen is. Dus misschien willen ze zakelijke boodschappen doen in hun persoonlijke auto in plaats van in een bedrijfsauto.
Als ze met hun eigen auto naar het werk reizen, kunnen ze ook hun kinderen, partner of andere familieleden meenemen. Je kunt ze zelfs op weg naar je werk afzetten en quality time met ze doorbrengen tijdens het reizen.
Nadelen van het gebruik van persoonlijke voertuigen voor het werk
Ondertussen zijn de nadelen van autorijden voor het werk de volgende punten om te overwegen.
U heeft mogelijk een aanvullende verzekering nodig als u uw auto meer dan 50% van de tijd zakelijk gebruikt. Uw autoverzekeraar classificeert uw voertuig als een bedrijfswagen. Dat betekent dat u dekking voor zakelijke voertuigen nodig heeft op uw verzekeringspolis. Als dit het geval is, kan het de moeite waard zijn om een werkauto te gebruiken of uw auto via uw bedrijf te kopen, als u er een bezit.
Je legt extra kilometers op je auto. Miles zijn mijlen, of ze nu persoonlijk of zakelijk zijn, en voertuigen hebben een beperkte levensduur. Als u zowel zakelijk als privé met uw auto rijdt, maakt u er meer kilometers mee af dan u anders zou doen, waardoor de levensduur korter wordt.
Of u nu uw eigen voertuig voor zaken gebruikt, een bedrijfsauto huurt of uw eigen voertuig koopt als bedrijfsmiddel, hangt af van uw smaak en gebruik. Als u veel zakelijk rijdt, is het waarschijnlijk de moeite waard om een auto van de zaak te gebruiken die ook gedekt is door een bedrijfsverzekering. Raadpleeg uw werkgever, accountant en verzekeringsmaatschappij om de beste optie voor u te bepalen.
Sectie 179 van de Amerikaanse Internal Revenue Code staat bedrijfseigenaren toe om een onmiddellijke aftrek van uitgaven te doen voor de aanschaf van afschrijfbare bedrijfsapparatuur in plaats van het actief te kapitaliseren en in de loop van de tijd af te schrijven. Als het apparaat is aangeschaft of gefinancierd en de volledige aankoopprijs komt in aanmerking voor aftrek, kan de aftrek van artikel 179 worden toegepast.
Personenauto's, zware SUV's, vrachtwagens en bestelwagens die ten minste 50% van de tijd om zakelijke redenen worden gebruikt, komen in aanmerking voor de belastingaftrek van artikel 179. Een schoonmaakdienst voor het zwembad kan bijvoorbeeld de kosten van een nieuwe pick-up truck die wordt gebruikt om klanten van en naar hun huis te vervoeren, aftrekken.
U moet echter op de hoogte zijn van het bestaan van de Luxury Automobile-beperking. Het is een jaarlijkse limiet voor de afschrijving van een luxe auto die zakelijk wordt gebruikt. Dit bedrag wordt jaarlijks gecorrigeerd voor inflatie. Er zijn beperkingen voor luxeauto's om het type en de hoeveelheid geld die door bedrijven aan luxeauto's wordt uitgegeven voor belastingdoeleinden te beperken.
Luxe auto's zijn onderverdeeld in verschillende categorieën, elk met een eigen afschrijvingsschema. Het is van cruciaal belang op te merken dat de IRS de term 'luxevoertuig' losjes gebruikt en het definieert als een voertuig met vier wielen dat meestal wordt gebruikt op openbare wegen en een onbelast totaalgewicht heeft van 6.000 pond of minder. 4 Het verwijst niet naar een specifiek automodel. Er zijn ook aparte beperkingen voor grote SUV's, bestelwagens en pick-up voertuigen.
Of u nu persoonlijke voertuigen alleen voor het werk gebruikt of voor zowel persoonlijke als zakelijke doeleinden, denk na over alles wat daarbij komt kijken. Informeer bij uw zorgverzekeraar of er eisen zijn. Neem contact op met uw bedrijf om te zien of ze terugbetalingsprogramma's of aansprakelijkheidsverzekeringen nodig hebben. Als u van plan bent het voertuig voor uw eigen bedrijf te gebruiken, kunt u er beter aan doen een voertuig aan te schaffen dat uitsluitend voor zakelijk gebruik is bedoeld.
De aard van de activiteiten van het bedrijf, zoals het leveren van goederen die rechtstreeks verkocht worden aan de huizen van klanten, bevelen vaak aan dat de bemanning bestaat uit werknemers die over eigen vervoer beschikken, zoals een voertuig of een motorfiets. De werkgever daarentegen kan niet met geweld en zonder vergoeding over het eigendom van een werknemer beschikken.
